Aufgaben der Hausverwaltung: Pflichten nach WEG und Mietrecht

Was macht eine Hausverwaltung eigentlich den ganzen Tag — und wofür ist sie rechtlich verantwortlich? Die Antwort hängt davon ab, um welche Verwaltungsart es geht: Die WEG-Verwaltung betreut das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft und hat gesetzlich definierte Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz. Die Mietverwaltung arbeitet dagegen im Auftrag eines Eigentümers und kümmert sich um dessen Mietverhältnisse. Dieser Ratgeber zeigt beide Aufgabenkataloge im Detail, erklärt die Abgrenzung — und liefert eine Checkliste, was eine Verwaltung allein entscheiden darf und was nicht ohne Beschluss der Eigentümer geht.

Woraus sich die Aufgaben ergeben

Für die WEG-Verwaltung bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der Fassung der Reform von 2020 (WEMoG) den rechtlichen Rahmen. Es definiert die Organstellung des Verwalters, seine Vertretungsmacht und seine Kernpflichten. Ergänzt wird das Gesetz durch den Verwaltervertrag, der den konkreten Leistungsumfang, die Vergütung und Zusatzleistungen regelt.

Für die Mietverwaltung gibt es kein eigenes Verwaltungsgesetz: Ihre Aufgaben ergeben sich vollständig aus dem Vertrag mit dem Eigentümer, im Hintergrund gelten das Mietrecht des BGB und die Betriebskostenverordnung. Was nicht im Vertrag steht, schuldet die Verwaltung auch nicht — deshalb ist der Leistungskatalog hier besonders wichtig.

Seit der WEG-Reform gilt außerdem: Wohnungseigentümer haben seit dem 1. Dezember 2023 grundsätzlich einen Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach Paragraf 26a WEG. Die Bestellung selbst ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre.

Aufgaben der WEG-Verwaltung

Durchführung von Beschlüssen

Die Eigentümerversammlung entscheidet, der Verwalter führt aus: Beschlüsse der Wohnungseigentümer umzusetzen gehört zu den zentralen Pflichten der WEG-Verwaltung. Beschließt die Gemeinschaft etwa eine Fassadensanierung, holt der Verwalter Angebote ein, beauftragt die Firma, überwacht die Ausführung und rechnet ab. Bleibt er untätig, kann die Gemeinschaft die Durchführung einfordern — im Ernstfall haftet der Verwalter für Schäden aus verschleppter Umsetzung.

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung

Nach Paragraf 28 WEG hat der Verwalter jährlich einen Wirtschaftsplan aufzustellen — die Kalkulation der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben samt der Vorschüsse (Hausgeld), die jeder Eigentümer zu zahlen hat. Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres folgt die Jahresabrechnung, aus der sich Nachschüsse oder Anpassungen der Vorschüsse ergeben. Beide Zahlenwerke sind Grundlage für Beschlüsse der Versammlung. Dazu kommt der Vermögensbericht, der den Stand der Rücklagen und das übrige Gemeinschaftsvermögen ausweist.

Einberufung und Leitung der Eigentümerversammlung

Mindestens einmal jährlich muss der Verwalter die Eigentümerversammlung einberufen — mit einer Einladungsfrist von mindestens drei Wochen, sofern kein Dringlichkeitsfall vorliegt. Er bereitet die Tagesordnung vor, leitet in der Regel die Versammlung, stellt Beschlüsse fest, führt die Niederschrift und pflegt die Beschluss-Sammlung. Eine ordentliche Versammlung pro Jahr ist üblicherweise in der Grundvergütung enthalten; weitere Versammlungen werden oft gesondert berechnet — mehr dazu im Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung.

Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums

Der Verwalter organisiert die laufende Erhaltung des Gemeinschaftseigentums: Er lässt Mängel beheben, koordiniert Handwerker, überwacht Wartungsverträge für Heizung oder Aufzug und sorgt für die Verkehrssicherheit — etwa Winterdienst und die Prüfung von Spielgeräten. Größere Erhaltungsmaßnahmen bereitet er zur Beschlussfassung vor; entscheiden muss darüber die Gemeinschaft.

Was der Verwalter allein entscheiden darf

Paragraf 27 WEG zieht die Linie: Der Verwalter ist berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung eigenständig zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen — oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils nötig sind. Praktisch heißt das: Die Reparatur einer defekten Haustürklingel oder die Beauftragung eines Notdienstes bei Rohrbruch darf er selbst veranlassen. Eine Dachsanierung für sechsstellige Beträge dagegen nicht. Die Gemeinschaft kann diese Befugnisse per Beschluss erweitern oder einschränken, etwa durch Wertgrenzen je Einzelfall.

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Aufgaben der Mietverwaltung

Die Mietverwaltung — auch Miethausverwaltung genannt — arbeitet für den Eigentümer eines Mietobjekts, typischerweise eines Mehrfamilienhauses, das nicht in Wohnungseigentum aufgeteilt ist. Anders als bei der WEG-Verwaltung schreibt hier kein Gesetz einen Pflichtenkatalog vor: Maßgeblich ist allein, was im Verwaltervertrag vereinbart wurde. Umso wichtiger ist es, den Leistungsumfang vor der Beauftragung präzise festzulegen. In der Praxis gehören diese Aufgaben zum üblichen Paket:

• Mietinkasso und Zahlungsüberwachung: Mieteingänge kontrollieren, Rückstände anmahnen, bei Bedarf das Mahnverfahren vorbereiten. Mieterhöhungen bereitet die Verwaltung im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten vor.
• Betriebskostenabrechnung: Die umlagefähigen Kosten nach Betriebskostenverordnung erfassen, auf die Mieter verteilen und fristgerecht abrechnen — die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
• Mieterwechsel: Kündigungen abwickeln, Wohnungsabnahme und -übergabe durchführen, Kautionen abrechnen, Neuvermietung organisieren — von der Besichtigung über die Bonitätsprüfung bis zum Mietvertrag.
• Instandhaltung des Objekts: Mängelmeldungen der Mieter entgegennehmen, Handwerker beauftragen und kontrollieren, Wartungen und Verkehrssicherungspflichten im Blick behalten.
• Kommunikation und Dokumentation: Ansprechpartner für Mieter sein, Beschwerden bearbeiten, dem Eigentümer regelmäßig über Zahlen und Zustand des Objekts berichten.

Der genaue Umfang ist Verhandlungssache: Manche Eigentümer geben nur die Buchhaltung ab, andere das komplette Management inklusive Neuvermietung. Gerade in angespannten Märkten wie dem Rhein-Main-Gebiet — etwa bei einer Hausverwaltung in Frankfurt am Main — lagern viele private Vermieter die gesamte Betreuung aus.

Abgrenzung: Wer ist wofür zuständig?

Die häufigste Verwirrung entsteht bei vermieteten Eigentumswohnungen — also dann, wenn ein Wohnungseigentümer seine Wohnung nicht selbst nutzt, sondern an Dritte vermietet. Dann existieren zwei getrennte Rechtsverhältnisse nebeneinander: das Verhältnis des Eigentümers zur Gemeinschaft und das Mietverhältnis zu seinem Mieter. Für die Zuständigkeiten gilt:

• Die WEG-Verwaltung ist nur für das Gemeinschaftseigentum zuständig — Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizungsanlage. Mit dem Mieter einer einzelnen Wohnung hat sie vertraglich nichts zu tun.
• Für das Mietverhältnis in der eigenen Wohnung braucht der vermietende Eigentümer entweder Eigenregie oder eine Sondereigentumsverwaltung, die Mieteingang, Betriebskostenabrechnung und Mieterkommunikation übernimmt.

Wie die drei Verwaltungsarten zusammenspielen und welche Sie wann brauchen, erklärt ausführlich unser Ratgeber WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung.

Checkliste: Das darf eine Verwaltung — das nicht ohne Beschluss

Für die WEG-Verwaltung lässt sich die Kompetenzverteilung so zusammenfassen:

Das darf der Verwalter in der Regel allein:

• Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen veranlassen, etwa Kleinreparaturen am Gemeinschaftseigentum
• Notmaßnahmen zur Abwendung von Nachteilen ergreifen, etwa den Notdienst bei Wasserrohrbruch beauftragen
• Fristwahrende Handlungen vornehmen, etwa Versicherungsschäden fristgerecht melden
• Hausgeld einziehen und laufende Rechnungen der Gemeinschaft begleichen
• Die Gemeinschaft nach außen vertreten, etwa gegenüber Handwerkern und Versorgern

Das geht nicht ohne Beschluss der Eigentümer:

• Größere Erhaltungs- oder Sanierungsmaßnahmen beauftragen
• Bauliche Veränderungen des Gemeinschaftseigentums zulassen
• Den Wirtschaftsplan oder die Abrechnungsergebnisse in Kraft setzen — über Vorschüsse und Nachschüsse beschließt die Versammlung
• Kredite für die Gemeinschaft aufnehmen
• Rechtsstreitigkeiten von erheblicher Bedeutung führen
• Die eigene Vergütung erhöhen

Verlangt eine Verwaltung Entscheidungsfreiheit weit über diesen Rahmen hinaus — oder wird sie umgekehrt selbst bei Kleinigkeiten nicht tätig — ist das ein Warnsignal. Woran Sie eine professionell arbeitende Verwaltung erkennen, lesen Sie im Ratgeber Gute Hausverwaltung erkennen.

Fazit: Klare Pflichten, klare Grenzen

Eine Hausverwaltung ist weder Alleinherrscher noch bloßer Briefkasten: Die WEG-Verwaltung schuldet der Gemeinschaft die Durchführung von Beschlüssen, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, die jährliche Versammlung und die Organisation der Instandhaltung — bei Alltagsentscheidungen mit eigenem Handlungsspielraum nach Paragraf 27 WEG, bei allem Wesentlichen gebunden an Beschlüsse der Eigentümer. Die Mietverwaltung wiederum leistet genau das, was ihr Vertrag vorsieht — vom Mietinkasso bis zum Mieterwechsel. Wer beide Aufgabenkataloge kennt, kann Angebote besser bewerten und die eigene Verwaltung an ihren Pflichten messen. Bei konkreten Rechtsfragen im Einzelfall ersetzt dieser Überblick keine Beratung — dafür sind Fachanwälte für Wohnungseigentums- und Mietrecht oder die Eigentümerverbände die richtige Adresse.