Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Checkliste

Die Hausverwaltung zu wechseln ist seit der WEG-Reform durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) deutlich einfacher geworden: Wohnungseigentümergemeinschaften können ihren Verwalter seit Dezember 2020 jederzeit abberufen — ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr erforderlich. In der Praxis scheitern Verwalterwechsel deshalb selten am Recht, sondern an der Organisation: an fehlenden Mehrheiten in der Eigentümerversammlung, einem zu spät angemeldeten Tagesordnungspunkt oder einer lückenhaften Übergabe der Unterlagen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den kompletten Ablauf — von den typischen Wechselgründen über den Beschluss nach § 26 WEG bis zur Übergabe-Checkliste — und zeigt, welche Fristen in der WEG-Verwaltung und in der Mietverwaltung gelten.

Wann lohnt sich der Wechsel der Hausverwaltung?

Keine Verwaltung arbeitet fehlerfrei, und nicht jede Verstimmung rechtfertigt gleich einen Wechsel. Entscheidend ist, ob sich Probleme wiederholen und ob die Verwaltung auf berechtigte Kritik reagiert. Diese Auslöser stehen in der Praxis am häufigsten hinter einem Verwalterwechsel:

• Verspätete oder fehlerhafte Jahresabrechnung: Die Abrechnung kommt Monate zu spät, enthält Rechenfehler oder lässt sich nicht nachvollziehen.
• Schlechte Erreichbarkeit: Anrufe laufen ins Leere, E-Mails bleiben wochenlang unbeantwortet, es gibt keinen festen Ansprechpartner für das Objekt.
• Liegengebliebene Instandhaltung: Gemeldete Mängel am Gemeinschaftseigentum werden nicht bearbeitet, beschlossene Erhaltungsmaßnahmen nicht umgesetzt.
• Intransparente Kosten: Aufträge werden ohne Vergleichsangebote vergeben, Sonderhonorare tauchen ohne Grundlage im Verwaltervertrag auf.
• Versammlungen ohne Substanz: Die Eigentümerversammlung findet zu spät, schlecht vorbereitet oder gar nicht statt.
• Vertrauensverlust: Die Verwaltung entscheidet eigenmächtig, informiert die Eigentümer nicht oder betreut erkennbar zu viele Objekte mit zu wenig Personal.

Der Preis allein ist dagegen selten ein guter Wechselgrund: Eine spürbar günstigere Verwaltung leistet oft auch spürbar weniger. Prüfen Sie zunächst nüchtern, ob die Defizite dauerhaft sind, und geben Sie der Verwaltung die Chance, konkret benannte Probleme abzustellen. Woran Sie eine leistungsfähige Verwaltung im Vergleich erkennen, lesen Sie im Ratgeber Gute Hausverwaltung erkennen.

Hausverwaltung wechseln in der WEG: der Ablauf Schritt für Schritt

Der Verwalterwechsel in der Wohnungseigentümergemeinschaft folgt einem klaren Fahrplan. Wer die Reihenfolge einhält, vermeidet eine verwalterlose Übergangszeit und unnötigen Streit in der Gemeinschaft.

Schritt 1: Unzufriedenheit dokumentieren

Sammeln Sie konkrete Vorfälle mit Datum und Beleg: unbeantwortete Anfragen, verspätete Abrechnungen, nicht umgesetzte Beschlüsse. Diese Dokumentation hat zwei Funktionen. Erstens überzeugt sie unentschlossene Miteigentümer besser als ein diffuses Unbehagen — für die Abberufung brauchen Sie eine Mehrheit in der Versammlung. Zweitens wird sie wichtig, falls die Gemeinschaft den Verwaltervertrag außerordentlich aus wichtigem Grund kündigen will. Sprechen Sie früh mit dem Verwaltungsbeirat und einzelnen Miteigentümern, um die Stimmung auszuloten, bevor Sie den formalen Weg gehen.

Schritt 2: Alternativen suchen und Angebote einholen

Holen Sie mindestens drei Vergleichsangebote ein, bevor Sie die alte Verwaltung abberufen. Achten Sie darauf, dass die Angebote vergleichbar sind: gleiche Einheitenzahl, gleicher Leistungskatalog, klar ausgewiesene Grundvergütung und Sonderleistungen. Fragen Sie nach Referenzobjekten ähnlicher Größe, nach der Zertifizierung nach § 26a WEG und danach, wie viele Einheiten ein Sachbearbeiter betreut. In Ballungsräumen wie Frankfurt am Main ist die Auswahl groß; in ländlichen Regionen sollten Sie deutlich mehr Vorlauf einplanen, weil viele Verwaltungen dort keine Neukunden mehr annehmen.

Schritt 3: Tagesordnungspunkt für die Eigentümerversammlung

Die Abberufung des Verwalters und die Bestellung des Nachfolgers müssen als Tagesordnungspunkte in der Einladung zur Eigentümerversammlung angekündigt sein — sonst sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar. Beantragen Sie die Aufnahme schriftlich beim Verwalter, idealerweise mit Unterstützung des Verwaltungsbeirats. Weigert sich der Verwalter, hilft § 24 Abs. 2 WEG: Verlangt mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen die Einberufung, muss eine Versammlung stattfinden. Formulieren Sie getrennte Punkte: Abberufung des Verwalters, Bestellung des neuen Verwalters und Abschluss des Verwaltervertrags.

Schritt 4: Beschluss über Abberufung und Neubestellung nach § 26 WEG

Über Bestellung und Abberufung des Verwalters entscheiden die Wohnungseigentümer per Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG); die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 25 Abs. 1 WEG). Seit dem WEMoG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden — ohne wichtigen Grund und ohne dass Gemeinschaftsordnung oder Vertrag das wirksam einschränken könnten. Beschließen Sie in derselben Versammlung die Bestellung des neuen Verwalters: mit konkretem Namen, Laufzeit und den Eckdaten der Vergütung. Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre laufen, bei der ersten Bestellung nach Begründung der WEG höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Wie sich Abberufung und Vertragskündigung rechtlich unterscheiden und wann eine außerordentliche Kündigung greift, erklärt der Beitrag Hausverwaltung kündigen im Detail.

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Schritt 5: Verwaltervertrag abschließen

Die Bestellung macht den Verwalter zum Organ der Gemeinschaft — die wirtschaftlichen Details regelt der Verwaltervertrag. Prüfen Sie vor der Unterschrift die Grundvergütung je Einheit, den Katalog der Sonderleistungen mit Preisen, die eingeräumten Vollmachten, die Laufzeit und deren Kopplung an die Bestellung sowie die Regelungen zur Vertragsbeendigung. Üblich ist, dass die Versammlung den Vertragsentwurf mitbeschließt und eine Person bevollmächtigt, ihn für die Gemeinschaft zu unterzeichnen. Worauf es im Einzelnen ankommt, zeigt der Ratgeber Verwaltervertrag prüfen.

Schritt 6: Übergabe von Unterlagen, Konten und Schlüsseln

Nach der Abberufung muss die alte Verwaltung sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft herausgeben — sie gehören der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht dem Verwalter. Vereinbaren Sie einen Übergabetermin, an dem alte und neue Verwaltung gemeinsam ein Übergabeprotokoll erstellen. Die Konten der Gemeinschaft müssen auf deren Namen geführt werden; hier ist die Verfügungsberechtigung auf die neue Verwaltung umzustellen. Denken Sie außerdem daran, Dienstleister, Versorger, Versicherer und die Mieter im Haus über den Wechsel und die neuen Kontaktdaten zu informieren.

Fristen und Timing: Was seit dem WEMoG gilt

Das WEMoG ist am 1. Dezember 2020 in Kraft getreten und hat den Verwalterwechsel spürbar erleichtert. Die wichtigsten Regeln im Überblick:

• Abberufung jederzeit: Der Verwalter kann jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen werden (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Abweichende Beschränkungen — etwa in älteren Verwalterverträgen oder in der Gemeinschaftsordnung — sind unwirksam (§ 26 Abs. 5 WEG).
• Vertragsende nach spätestens sechs Monaten: Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG) — auch ohne gesonderte Kündigung. Bis zum Vertragsende kann die abberufene Verwaltung allerdings weiterhin Anspruch auf ihre Vergütung haben; ersparte Aufwendungen muss sie sich anrechnen lassen.
• Laufzeitgrenzen der Bestellung: höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung der WEG höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Zertifizierter Verwalter: § 26a WEG definiert den zertifizierten Verwalter, der seine Qualifikation durch eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer nachweist. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört seit Dezember 2023 grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung; Ausnahmen gelten für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, wenn ein Miteigentümer selbst verwaltet.

Der richtige Zeitpunkt für den Wechsel

Praktisch bewährt sich ein Wechsel zum Ende der Abrechnungsperiode, meist also zum Jahreswechsel: Die alte Verwaltung erstellt die Jahresabrechnung für ihr letztes volles Wirtschaftsjahr noch selbst, und der Nachfolger startet mit einem sauberen Schnitt. Zwingend ist das nicht — bei gravierenden Problemen sollten Sie nicht bis Dezember warten. Planen Sie vom ersten Vergleichsangebot bis zur vollzogenen Übergabe realistisch drei bis sechs Monate ein, in gefragten Regionen auch länger.

Was kostet der Verwalterwechsel?

Der Wechsel selbst kostet die Gemeinschaft in der Regel wenig: Eine Abstandszahlung an die alte Verwaltung fällt nicht an, und die Übergabe der Unterlagen gehört zu deren vertraglichen Pflichten. Kalkulieren sollten Sie dennoch drei Posten. Erstens kann die Vergütung der abberufenen Verwaltung bis zum Vertragsende weiterlaufen — je nach Timing bis zu sechs Monate. Zweitens verlangen manche neue Verwaltungen eine einmalige Einrichtungspauschale für die Datenübernahme. Drittens liegt die neue Grundvergütung häufig über der alten, gerade wenn die bisherige Verwaltung auffällig günstig war. Rechnen Sie diese Effekte gegen den Nutzen: Eine ordentliche Abrechnung, umgesetzte Beschlüsse und werterhaltende Instandhaltung sind den Aufpreis meist wert.

Hausverwaltung wechseln bei der Mietverwaltung

Bei der Mietverwaltung — also der Verwaltung eines vermieteten Mehrfamilienhauses oder einzelner vermieteter Eigentumswohnungen — gilt das WEG-Recht nicht. Grundlage ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB zwischen Eigentümer und Verwaltung. Daraus folgen drei wichtige Unterschiede:

• Kein Beschluss nötig: Der Eigentümer entscheidet allein und kündigt den Vertrag selbst — ohne Versammlung und ohne Mehrheiten.
• Kündigungsfristen nach Vertrag: Maßgeblich ist die vereinbarte Frist; üblich sind drei Monate zum Quartals- oder Jahresende. Fehlt eine Regelung, gelten die gesetzlichen Kündigungsregeln des Dienstvertragsrechts, die sich nach der Bemessung der Vergütung richten.
• Außerordentliche Kündigung: Bei schweren Pflichtverletzungen — etwa nicht abgeführten Mieteinnahmen oder dauerhaft unterlassener Abrechnung — kommt eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht.

Die Übergabe läuft analog zur WEG: Mietverträge, Kautionsnachweise, Abrechnungen und Schlüssel müssen vollständig an den Eigentümer oder die neue Verwaltung übergeben werden.

Checkliste: Diese Unterlagen gehören zur Übergabe

Fordern Sie die Übergabe strukturiert ein und haken Sie jede Position im Übergabeprotokoll ab:

Kategorie	Unterlagen und Gegenstände
Grundlagen	Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle
Finanzen	Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Kontoauszüge und Belege, Stand der Erhaltungsrücklage, offene Forderungen und Hausgeldrückstände
Verträge	Verwaltervertrag, Versicherungspolicen, Wartungs- und Dienstleisterverträge, Energielieferverträge
Objekt	Baupläne und Grundrisse, Wartungs- und Prüfprotokolle (Aufzug, Heizung, Brandschutz), Energieausweis
Mietverwaltung zusätzlich	Mietverträge und Mieterakten, Kautionsübersicht mit Anlagenachweisen, Betriebskostenabrechnungen, laufende Mahnvorgänge
Zugänge	Schlüssel mit Schließplan, Zugangsdaten zu Portalen und Zählern, Umstellung der Kontovollmachten

Ein Tipp aus der Praxis: Lassen Sie das Protokoll von beiden Verwaltungen unterzeichnen und notieren Sie fehlende Unterlagen mit einer Nachreichfrist. Die Herausgabepflicht der alten Verwaltung besteht auch nach dem Vertragsende fort.

Typische Fehler beim Verwalterwechsel

• Abberufen ohne Nachfolger: Eine verwalterlose WEG ist weitgehend handlungsunfähig — niemand beruft Versammlungen ein, niemand bezahlt Rechnungen. Bestellen Sie den neuen Verwalter im selben Versammlungstermin.
• Nur die Abberufung beschließen: Wird der Verwaltervertrag nicht zusätzlich gekündigt, kann die Vergütung bis zu sechs Monate weiterlaufen — Geld ohne Gegenleistung.
• Angebote erst nach dem Beschluss einholen: Dann verhandeln Sie unter Zeitdruck und aus einer schwachen Position.
• Tagesordnung unsauber formulieren: Fehlt der Punkt in der Einladung, ist der Beschluss anfechtbar und der Wechsel verzögert sich um Monate.
• Übergabe ohne Protokoll: Fehlende Belege fallen oft erst bei der nächsten Jahresabrechnung auf — dann ist die alte Verwaltung nur noch schwer zu greifen.
• Konten und Vollmachten vergessen: Ohne Zugriff auf die Gemeinschaftskonten kann die neue Verwaltung weder zahlen noch abrechnen.

Fazit: Gut vorbereitet gelingt der Wechsel

Rechtlich steht dem Wechsel der Hausverwaltung seit dem WEMoG wenig im Weg: Die Abberufung ist jederzeit möglich, der Vertrag endet spätestens sechs Monate später. Erfolgsentscheidend sind Vorbereitung und Reihenfolge — dokumentierte Gründe, rechtzeitig eingeholte Vergleichsangebote, saubere Beschlüsse und eine protokollierte Übergabe. Bei verfahrenen Konflikten, etwa wenn die alte Verwaltung Unterlagen zurückhält oder Beschlüsse angefochten werden, sollten Sie einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht einschalten. Dieser Beitrag bietet eine redaktionelle Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.