„Frau M. wird zur Verwalterin bestellt.” Ein Satz, eine Abstimmung, fertig — so laufen viele Bestellungsbeschlüsse ab. Und genau hier entsteht das Problem, das Monate später auf dem Tisch liegt: Die Gemeinschaft hat das Amt vergeben, aber nichts über Laufzeit, Vergütung und Vertrag geregelt. Wird die Verwaltung später abberufen, folgt die Rechnung für eine Restlaufzeit, die niemand bewusst beschlossen hat. Dieser Ratgeber zeigt, was ein tragfähiger Bestellungsbeschluss enthalten muss, warum Bestellung und Vertrag zwei getrennte Ebenen sind und wie Sie den Ablauf in Ihrer Versammlung sauber aufsetzen.
Zwei Ebenen: das Amt und der Vertrag
Zwischen Ihrer Gemeinschaft und der Verwaltung bestehen zwei Rechtsverhältnisse nebeneinander. Juristen sprechen von der Trennungstheorie, und diese Trennung ist keine Theorie, sondern hat handfeste finanzielle Folgen.
Die Bestellung begründet das Amt. Sie macht die Verwaltung zum Organ der Gemeinschaft und verleiht ihr die gesetzliche Vertretungsmacht nach § 9b WEG. Beschlossen wird sie von den Eigentümern; beendet wird sie durch Abberufung.
Der Verwaltervertrag regelt das Geschäftliche: Vergütung, Leistungsumfang, Laufzeit, Kündigung. Er ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag zwischen der Gemeinschaft als rechtsfähigem Verband und der Verwaltung.
Die praktische Konsequenz ist die wichtigste Erkenntnis dieses Ratgebers: Wird die Bestellung widerrufen, endet das Amt sofort — der Vertrag aber läuft weiter, solange er nicht ebenfalls beendet wird. Nach § 26 Abs. 3 WEG endet er spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bis dahin kann die Vergütung weiterlaufen, obwohl die Verwaltung keine Aufgaben mehr wahrnehmen darf. Wer beide Ebenen von Anfang an mitdenkt, spart sich diese Situation.
Was der Bestellungsbeschluss enthalten muss
Ein Beschluss, der nur den Namen nennt, ist zwar wirksam, aber lückenhaft — und angreifbar. Damit die Eigentümer ihr Ermessen sachgerecht ausüben können, gehören diese Angaben in die Beschlussvorlage:
| Bestandteil | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Person oder Firma | Eindeutig mit Name und Anschrift; bei Firmen die vollständige Bezeichnung |
| Beginn der Bestellung | Konkretes Datum statt „ab sofort” — im Streitfall zählt die Eindeutigkeit |
| Dauer der Bestellung | Höchstens fünf Jahre, bei der Erstbestellung nach Aufteilung höchstens drei Jahre |
| Vergütung | Die Eckpunkte müssen vor der Abstimmung bekannt sein |
| Vertragsabschluss | Eigener Beschlusspunkt oder Ermächtigung, den Vertrag mit den vorgestellten Eckpunkten zu schließen |
Zur Vorbereitung gehören außerdem drei Vergleichsangebote. Sie sind bei einer Neubestellung der Regelfall; bei einer Wiederbestellung der bisherigen Verwaltung können sie entfallen. Fehlen die Angebote bei einer Neubestellung, ist der Beschluss ein klassisches Ziel für eine Anfechtungsklage — nicht weil die Wahl falsch wäre, sondern weil die Entscheidungsgrundlage unzureichend war.
Ein Wort zur Höchstdauer: Eine Bestellung über fünf Jahre hinaus wird nicht insgesamt unwirksam, sondern auf das gesetzliche Höchstmaß reduziert. Eine automatische Verlängerungsklausel im Bestellungsbeschluss ist dagegen unwirksam — jede Wiederbestellung braucht einen neuen Beschluss. Dieser darf frühestens ein Jahr vor Ablauf der laufenden Bestellung gefasst werden.
Mehrheiten und Stimmrecht
Für den Bestellungsbeschluss genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen nach § 25 Abs. 1 WEG. Eine qualifizierte Mehrheit ist nicht erforderlich und darf für die Abberufung auch nicht vereinbart werden.
Beim Stimmrecht gibt es eine Feinheit, die regelmäßig für Diskussionen sorgt. Ist der Bewerber selbst Eigentümer in Ihrer Gemeinschaft, darf er über seine eigene Bestellung mitstimmen — das Stimmverbot bei Interessenkonflikten erfasst den Bestellungsbeschluss nicht. Anders sieht es aus, wenn über den Vertrag mit ihm als Vertragspartei abgestimmt wird: Dort greift das Stimmverbot.
Seit der WEG-Reform ist die Versammlung außerdem unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Ein Mindestquorum gibt es nicht mehr. Das erleichtert die Beschlussfassung, erhöht aber den Anspruch an die Vorbereitung: Ein Verwalterwechsel, den drei Anwesende für alle beschließen, erzeugt Konflikte — auch wenn er rechtlich einwandfrei ist. Informieren Sie deshalb frühzeitig und versenden Sie die Bewerbungsunterlagen mit der Einladung.
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Der Ablauf in der Versammlung
Eine saubere Bestellung folgt einem festen Muster. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- Tagesordnung präzise ankündigen. Bestellung und Vertragsabschluss gehören als eigene, hinreichend bestimmte Punkte in die Einladung. Eine pauschale Formulierung wie „Verschiedenes” trägt keinen Bestellungsbeschluss.
- Ladungsfrist einhalten. Drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG, maßgeblich ist der Zugang der Einladung, nicht der Versand.
- Unterlagen mitschicken. Vergleichsangebote, Vertragsentwurf und Qualifikationsnachweise gehören zur Vorbereitung, nicht auf den Tisch am Versammlungsabend.
- Getrennt abstimmen. Punkt 1: Bestellung mit Person, Beginn und Dauer. Punkt 2: Abschluss des Verwaltervertrags mit den vorgestellten Eckpunkten.
- Unterzeichnung regeln. Die Gemeinschaft ermächtigt in der Regel den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, den Vertrag zu unterschreiben.
- Protokollieren. Beschlusswortlaut, Abstimmungsergebnis und die geprüften Alternativen gehören in die Niederschrift — das ist Ihre Absicherung, falls jemand anficht.
Wechseln Sie die Verwaltung, muss zusätzlich das Ende des alten Mandats geregelt sein. Ein Nebeneinander von zwei bestellten Verwaltungen ohne beendeten Altvertrag führt zu Doppelvergütung und macht den neuen Bestellungsbeschluss angreifbar. Den kompletten Ablauf mit Übergabe-Checkliste finden Sie im Ratgeber Hausverwaltung wechseln.
Muster für eine Beschluss-Architektur
Bei einem Wechsel zum Quartalsende hat sich folgende Struktur bewährt. Sie deckt alle vier kritischen Punkte in einer Versammlung ab:
- Die Bestellung der bisherigen Verwaltung wird zum 31. März widerrufen.
- Der Vertrag mit der bisherigen Verwaltung wird zum 31. März ordentlich gekündigt.
- Die Firma X wird zum 1. April für die Dauer von fünf Jahren zur Verwalterin bestellt.
- Der als Anlage beigefügte Verwaltervertrag mit der Firma X wird mit Wirkung zum 1. April geschlossen; der Beiratsvorsitzende wird zur Unterzeichnung ermächtigt.
- Die bisherige Verwaltung wird beauftragt, die vollständige Verwaltungsakte bis zum 30. April zu übergeben.
Der Vorteil dieser Architektur: Amt und Vertrag der alten Verwaltung enden gleichzeitig, die neue Bestellung schließt nahtlos an, und die Aktenübergabe hat eine klare Frist. Schadensersatzforderungen wegen einer weiterlaufenden Restlaufzeit entstehen nicht, weil ordentlich gekündigt wurde.
Die häufigsten Fehler
Aus der Praxis wiederholen sich fünf Konstellationen, die zu Streit oder Anfechtung führen:
- Bestellung ohne Vertragsbeschluss. Die Verwaltung legt später einen eigenen Vertragsentwurf vor, den niemand beschlossen hat. Ohne Beschluss gelten nur die gesetzlichen Auffangregeln — eine bestimmte Vergütungshöhe oder Mindestlaufzeit kann die Verwaltung daraus nicht ableiten.
- Abberufung ohne Vertragskündigung. Das Amt endet, der Vertrag läuft. Die Vergütung kann bis zu sechs Monate weiterlaufen.
- Automatische Verlängerung im Beschluss. Unwirksam. Jede Wiederbestellung braucht einen eigenen Beschluss.
- Zu unbestimmte Tagesordnung. Wer die Bestellung nicht konkret ankündigt, riskiert die Anfechtung des Beschlusses binnen Monatsfrist.
- Fehlende Vergleichsangebote bei Neubestellung. Der häufigste formale Angriffspunkt überhaupt.
In gefragten Märkten wie Berlin kommt ein sechster Punkt hinzu: Zeitdruck. Wenn die Suche zu spät beginnt, wird der einzige verfügbare Bewerber ohne echte Alternative bestellt — und damit fehlt genau die Vergleichsgrundlage, die den Beschluss trägt. Beginnen Sie die Suche deshalb spätestens sechs Monate vor dem geplanten Wechsel.
Fazit
Verwalter bestellen heißt in der WEG immer zweierlei: das Amt vergeben und den Vertrag schließen. Der Beschluss braucht Person, Beginn, Dauer und Vergütungseckpunkte, bei einer Neubestellung dazu drei Vergleichsangebote. Die Höchstdauer liegt bei fünf Jahren, bei der Erstbestellung nach Aufteilung bei drei; automatische Verlängerungen sind unwirksam. Wer Bestellung und Vertrag getrennt beschließt und beim Wechsel auch das Ende des alten Mandats mitregelt, vermeidet Doppelvergütung und Anfechtung. Worauf es im Vertrag selbst ankommt, zeigt der Ratgeber Verwaltervertrag prüfen; ob Ihre Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter verlangen kann, klärt der Ratgeber Zertifizierter Verwalter. Dieser Beitrag bietet eine redaktionelle Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Quellen
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 26 — Bestellung und Abberufung des Verwalters
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 25 — Beschlussfassung
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 24 — Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 9b — Vertretung
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 44 — Beschlussklagen