In kleinen Eigentümergemeinschaften liegt der Gedanke nahe: Warum eine Verwaltung bezahlen, wenn die vier Parteien sich ohnehin kennen und einer von ihnen Buchhaltung kann? Die Selbstverwaltung ist zulässig und in vielen kleinen Anlagen jahrzehntelang eingespielte Praxis. Sie ist aber auch anspruchsvoller, als sie von außen wirkt — denn die gesetzlichen Pflichten einer WEG hängen nicht davon ab, wer sie erfüllt. Dieser Ratgeber zeigt, was Selbstverwaltung konkret bedeutet, welche Haftung der verwaltende Eigentümer trägt und an welchen Punkten der Wechsel zur professionellen Verwaltung sinnvoll wird.
Was Selbstverwaltung rechtlich ist
Selbstverwaltung heißt nicht, dass es keinen Verwalter gibt. In den meisten Fällen bestellt die Gemeinschaft einen Miteigentümer zum Verwalter — er hat dann dieselbe Organstellung und dieselben Pflichten wie eine professionelle Verwaltung, nur ohne Vergütung oder gegen eine geringe Aufwandsentschädigung.
Ein Wohnungseigentümer, der unentgeltlich die eigene Gemeinschaft verwaltet, handelt nicht gewerbsmäßig. Er braucht deshalb keine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und unterliegt nicht der Weiterbildungspflicht. Das ist der wesentliche Unterschied zur professionellen Verwaltung — und zugleich der Grund, warum bei der Selbstverwaltung niemand von außen prüft, ob die Arbeit den fachlichen Mindeststandards genügt.
Zwei Punkte sollten Sie kennen, bevor Sie sich dafür entscheiden:
- Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter entfällt nur in kleinen Anlagen. Umfasst Ihre Gemeinschaft neun oder mehr Sondereigentumsrechte, kann jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. In kleineren Anlagen genügt ein Drittel der Eigentümer, um denselben Anspruch auszulösen. Die Selbstverwaltung ist also nur so lange tragfähig, wie sie von einer klaren Mehrheit getragen wird. Die Einzelheiten erklärt der Ratgeber Zertifizierter Verwalter.
- Eine Berufshaftpflicht besteht nicht. Wo eine professionelle Verwaltung eine Vermögensschadenhaftpflicht mit sechs- bis siebenstelliger Deckung vorhalten muss, haftet der selbstverwaltende Eigentümer im Zweifel privat.
Die Pflichten bleiben dieselben
Der häufigste Irrtum bei der Selbstverwaltung ist die Annahme, kleine Gemeinschaften kämen mit weniger aus. Das Gesetz kennt diese Abstufung nicht. Diese Aufgaben sind unabhängig von der Größe zu erfüllen:
| Pflicht | Was konkret zu tun ist |
|---|---|
| Wirtschaftsplan | Jährliche Planung von Einnahmen und Ausgaben, daraus abgeleitet die Hausgeld-Vorschüsse |
| Jahresabrechnung | Gesamtaufstellung, Einzelabrechnung je Einheit nach dem richtigen Verteilerschlüssel, Belegzugang |
| Vermögensbericht | Darstellung des Gemeinschaftsvermögens zum Stichtag, einschließlich der Erhaltungsrücklage |
| Erhaltungsrücklage | Aufbau, getrennte Führung und Dokumentation von Zuführungen und Entnahmen |
| Eigentümerversammlung | Einladung mit dreiwöchiger Frist, bestimmte Tagesordnung, Protokoll |
| Beschlusssammlung | Fortlaufende, vollständige Sammlung aller Beschlüsse |
| Forderungen einziehen | Hausgeldrückstände mahnen und rechtzeitig titulieren, bevor sie verjähren |
| Verkehrssicherung | Streu- und Räumpflicht, Baumkontrolle, Beleuchtung, Spielplatzprüfung — dokumentiert |
| Gesetzliche Prüfpflichten | Trinkwasser, Heizung, Aufzug, Brandschutz nach den einschlägigen Verordnungen |
Besonders unterschätzt werden drei Punkte. Erstens die Jahresabrechnung: Sie muss vollständig, nachvollziehbar und belegt sein — inklusive der Aufstellung über Anfangsbestand, Zuführungen, Entnahmen und Endbestand der Rücklage. Fehlt diese Aufstellung, ist die Abrechnung angreifbar, auch wenn sie sachlich stimmt. Zweitens die Verjährung von Hausgeldforderungen: Sie tritt regelmäßig nach drei Jahren zum Jahresende ein. Wer zu spät mahnt, verliert das Geld endgültig. Drittens die Dokumentation der Verkehrssicherung: Im Schadensfall muss die Gemeinschaft beweisen, dass kontrolliert wurde — ein „das machen wir immer” genügt vor Gericht nicht.
Einen vollständigen Überblick über den Pflichtenkatalog gibt der Ratgeber Aufgaben einer Hausverwaltung.
Wann Selbstverwaltung funktioniert
Aus der Praxis lässt sich ein recht klares Profil ableiten. Selbstverwaltung trägt in der Regel, wenn mehrere dieser Bedingungen zusammenkommen:
- Kleine Anlage, üblicherweise bis etwa sechs bis acht Einheiten.
- Überschaubare Technik: keine Aufzugsanlage, keine zentrale Trinkwassererwärmung mit Legionellenprüfpflicht, keine komplexe Heizzentrale.
- Einvernehmliche Gemeinschaft ohne Dauerkonflikte und ohne zahlungsunwillige Eigentümer.
- Fachliche Basis bei der verwaltenden Person: Buchhaltung, Grundverständnis des WEG-Rechts, Bereitschaft zur laufenden Einarbeitung.
- Verlässliche Zeit: Auch eine kleine Anlage kostet regelmäßig mehrere Stunden im Monat, in Sanierungsjahren deutlich mehr.
- Eine Vertretungsregelung für Urlaub, Krankheit und den Fall, dass die verwaltende Person ausfällt oder verkauft.
Fehlt der letzte Punkt, entsteht das typische Risiko der Selbstverwaltung: Die gesamte Organisation hängt an einer Person, und mit ihrem Wegzug verschwindet oft auch das Wissen über Verträge, Fristen und offene Vorgänge.
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Die Haftung des verwaltenden Eigentümers
Wer das Verwalteramt übernimmt, übernimmt auch die Verantwortung dafür. Der verwaltende Eigentümer haftet der Gemeinschaft gegenüber für Pflichtverletzungen — unabhängig davon, ob er dafür bezahlt wird.
Typische Schadensfälle sind:
- Verjährte Hausgeldforderungen, weil nicht rechtzeitig gemahnt oder tituliert wurde. Der Schaden entspricht dem ausgefallenen Betrag.
- Fehlerhafte Abrechnungen, die angefochten werden und neu erstellt werden müssen — samt Verfahrens- und Anwaltskosten.
- Versäumte Gewährleistungsfristen gegenüber Handwerkern oder dem Bauträger.
- Unterlassene Verkehrssicherung, wenn nach einem Sturz oder Astbruch keine Kontrolle nachgewiesen werden kann.
- Verletzte Prüfpflichten bei Trinkwasser, Heizung oder Aufzug, die Bußgelder auslösen können.
Die Anspruchsinhaberin ist dabei die Gemeinschaft als Verband, nicht der einzelne Eigentümer. Praktisch heißt das: Die Gemeinschaft müsste einen Beschluss fassen, um gegen ihren eigenen verwaltenden Miteigentümer vorzugehen — was in kleinen Anlagen selten geschieht, aber in zerstrittenen Konstellationen sehr wohl vorkommt. Da keine Berufshaftpflicht dahintersteht, trifft der Schaden das Privatvermögen. Prüfen Sie deshalb, ob eine Vermögensschadenhaftpflicht für ehrenamtlich tätige Organe sinnvoll ist.
Woran Selbstverwaltung meistens scheitert
Selbstverwaltungen enden selten an einer bewussten Entscheidung, sondern an einem konkreten Ereignis. Diese fünf sind die häufigsten:
- Die erste große Sanierung. Dach, Fassade oder Heizungstausch verlangen Ausschreibung, Angebotsvergleich, Bauüberwachung, Abnahme und Fristenkontrolle — fachlich eine andere Liga als die laufende Verwaltung. Dazu kommt die Finanzierung über Sonderumlage oder Förderkredit.
- Der erste säumige Eigentümer. Sobald eine Partei dauerhaft nicht zahlt, wird aus Nachbarschaft ein Forderungsverfahren mit Mahnbescheid, Titel und Vollstreckung.
- Der erste ernsthafte Konflikt. Wenn die verwaltende Person zugleich Streitpartei ist, fehlt jede neutrale Instanz.
- Der Ausfall der verwaltenden Person. Krankheit, Umzug oder Verkauf — und niemand kennt die Unterlagen.
- Neue Pflichten. Energetische Anforderungen, Prüfpflichten und Meldepflichten nehmen zu; wer nebenbei verwaltet, verliert leicht den Anschluss.
Ein nüchterner Kostenvergleich hilft bei der Entscheidung. Setzen Sie den Zeitaufwand realistisch an und stellen Sie ihm die tatsächlichen Verwaltergebühren gegenüber — die Größenordnungen finden Sie im Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung. In vielen kleinen Gemeinschaften liegt der rechnerische Vorteil der Selbstverwaltung niedriger als erwartet, sobald man die eigene Zeit einpreist.
Der Weg zurück zur professionellen Verwaltung
Der Wechsel ist ein normaler Bestellungsvorgang: Die Gemeinschaft beschließt mit einfacher Mehrheit die Bestellung einer Verwaltung und den Abschluss des Verwaltervertrags. Beides gehört als bestimmter Tagesordnungspunkt in die Einladung, und bei einer Neubestellung sollten drei Vergleichsangebote vorliegen.
Zwei Punkte sind beim Übergang aus der Selbstverwaltung besonders:
- Die Unterlagen liegen meist privat beim bisher verwaltenden Eigentümer. Sie gehören der Gemeinschaft. Vereinbaren Sie eine vollständige Übergabe mit Frist — Beschlusssammlung, Abrechnungen, Verträge, Kontounterlagen, Prüfprotokolle, Baupläne.
- Der Zustand der Buchhaltung entscheidet über den Aufwand. Manche Verwaltungen verlangen für die Übernahme einer unaufgeräumten Selbstverwaltung ein zusätzliches Setup-Honorar. Fragen Sie das im Angebot ausdrücklich ab.
Kleine Gemeinschaften finden nicht überall leicht eine Verwaltung — je nach Region und Objektgröße kann die Suche dauern. In Ballungsräumen wie Köln ist das Angebot dichter als im ländlichen Umland. Was zu tun ist, wenn sich zunächst niemand findet, beschreibt der Ratgeber WEG findet keinen Verwalter.
Fazit
Selbstverwaltung ist zulässig und kann in kleinen, technisch einfachen und einvernehmlichen Gemeinschaften gut funktionieren. Sie reduziert allerdings keine einzige gesetzliche Pflicht: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung mit Rücklagen-Aufstellung, Vermögensbericht, Beschlusssammlung, Forderungseinzug und die dokumentierte Verkehrssicherung bleiben vollständig zu erfüllen. Der verwaltende Eigentümer haftet dafür persönlich, ohne Berufshaftpflicht im Rücken. Prüfen Sie ehrlich, ob Zeit, Fachwissen und eine belastbare Vertretungsregelung vorhanden sind — und rechnen Sie die eigene Arbeitszeit in den Kostenvergleich ein. Spätestens bei der ersten Großsanierung, dem ersten säumigen Eigentümer oder dem Ausfall der verwaltenden Person ist der Wechsel zur professionellen Verwaltung meist die günstigere Lösung. Dieser Beitrag bietet eine redaktionelle Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Quellen
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 27 — Aufgaben und Befugnisse des Verwalters
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 28 — Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 24 — Einberufung, Vorsitz, Niederschrift
- Wohnungseigentumsgesetz (WEG), § 19 — Ordnungsmäßige Verwaltung und Benutzung
- Gewerbeordnung (GewO), § 34c — Makler, Bauträger, Baubetreuer, Wohnimmobilienverwalter